Odwołaj zajęcia

Odwołanie zostawia zajęcia w harmonogramie, ale oznacza je jako nieodbywające się: zapisy zostają zwolnione, wykorzystane wejścia wracają na karnety, a zapisani klienci dostają wiadomość. Prowadzą do niego dwie drogi — wybierasz tę, na którą pozwalają Twoje uprawnienia i miejsce, w którym akurat pracujesz.

Droga pierwsza: z formularza zajęć

Dla osoby układającej grafik. Wymaga uprawnienia Planowanie harmonogramu.

1. Wejdź w Ustawienia → Harmonogram.
2. Kliknij zajęcia w kalendarzu — otworzy się formularz zajęć.
3. Na dole formularza kliknij Odwołaj zajęcia….

Zajęcia, na które nikt nie jest zapisany, zostają odwołane od razu — bez okna potwierdzenia. Jeśli ktoś jest zapisany, pojawi się potwierdzenie z wyborem kanałów.

Droga druga: z listy obecności

Dla recepcji. Wystarczy uprawnienie Zarządzanie obecnościami na zajęciach — Planowanie harmonogramu nie jest potrzebne.

1. Otwórz Harmonogram w panelu biura.
2. Kliknij zajęcia w kalendarzu — po prawej stronie otworzy się panel Wybrane zajęcia z listą zapisanych klientów.
3. Kliknij Odwołaj zajęcia przy nazwie zajęć, po prawej stronie.

Tą drogą okno potwierdzenia pojawia się zawsze, także gdy nikt nie jest zapisany.

Potwierdzenie: kogo powiadomić

Okno potwierdzenia pokazuje, ilu klientów traci zapis, uprzedza, że ich wykorzystane wejścia wrócą na karnety, i pyta, czym ich powiadomić:

• E-mail — zaznaczony domyślnie,
• SMS — do dołożenia, gdy studio ma skonfigurowaną wysyłkę SMS; jest płatny osobno, zgodnie z cennikiem.

Nie musisz wysyłać wiadomości ręcznie przed odwołaniem — powiadomienia wychodzą same po potwierdzeniu.

Jeśli odznaczysz oba kanały, panel ostrzeże, że nikt z zapisanych klientów nie zostanie powiadomiony. Odwołać mimo to możesz — to odwołanie po cichu, przydatne, gdy klienci wiedzą już o odwołaniu z innego źródła.

Instruktor prowadzący zajęcia i recepcja dostają wiadomość zawsze, niezależnie od kanałów wybranych dla klientów: instruktor e-mailem, a dodatkowo SMS-em, jeśli ma zapisany numer telefonu; recepcja e-mailem na adres kontaktowy studia.

Co robi system po potwierdzeniu

1. Zwalnia wszystkie zapisy i oddaje wykorzystane wejścia na karnety — także wtedy, gdy minął już termin, w którym klient mógł wypisać się sam.
2. Czyści listę oczekujących. Osoby z tej listy nie dostają powiadomienia — nie miały czego stracić.
3. Wysyła powiadomienia wybranymi kanałami.

Niczego nie trzeba usuwać ręcznie.

Uwaga

Tej operacji nie da się cofnąć. Możesz przywrócić zajęciom status Aktywne przyciskiem Przywróć zajęcia na formularzu zajęć, ale wejścia zostają na karnetach, a klienci muszą zapisać się ponownie. Wysłanych powiadomień również nie da się wycofać.

Czego nie odwołasz

• Zajęć, które już się zakończyły — przycisk znika po godzinie zakończenia, w obu miejscach.
• Całego cyklu naraz — odwołanie dotyczy zawsze tego jednego terminu, który masz otwarty. Każde wystąpienie odwołujesz osobno, żeby jedna decyzja nie rozesłała powiadomień do wszystkich terminów cyklu.
• Zajęć już odwołanych — po odwołaniu przycisk znika, a formularz przechodzi w tryb tylko do odczytu.

Co widać po odwołaniu

Odwołane zajęcia pozostają widoczne: w kalendarzu biura ich kafelek jest oznaczony ikoną odwołania, a na liście obecności przy nazwie zajęć pojawia się etykieta Odwołane. Termin nie blokuje już innych zajęć, więc na tę samą godzinę możesz zaplanować zastępstwo.

Klient dostaje wiadomość z nazwą zajęć oraz datą i godziną, o której miały się odbyć, a jego kafelek w panelu klienta staje się szary, z etykietą odwołane i bez możliwości zapisu.

Notatka

Odwołaj, gdy zajęcia były już ogłoszone i klienci mogli je zobaczyć — szary kafelek poinformuje ich, że zajęcia się nie odbędą. Usuń, gdy wpis był po prostu pomyłką.

Zamiast odwoływać ręcznie

Zajęcia, na które zapisuje się za mało osób, system może odwoływać sam — policzy zapisy na określony czas przed rozpoczęciem i zrobi dokładnie to samo, co Ty w oknie potwierdzenia. Zobacz Ustaw automatyczne odwołanie zajęć.