Marek podłącza studio do KSeF

Marek Wiśniewski odbiera telefon od swojej księgowej: faktury firmowe powinny trafiać do KSeF, Krajowego Systemu e-Faktur. Do tej pory Studio Ruchu Flow generowało faktury lokalnie w Systemate — całkowicie poprawne pliki PDF, które jednak nigdy nie opuszczają systemu. Czas podłączyć studio do KSeF.

1. Jak studio fakturuje dzisiaj

Marek zaczyna od zajrzenia do Ustawienia → Konfiguracja, do sekcji poświęconej fakturom. To tutaj każdy sprzedawca ma swój sposób obsługi faktur: fakturowanie można całkowicie wyłączyć, faktury mogą być generowane lokalnie przez Systemate (bez KSeF), albo wystawianie można powierzyć zewnętrznemu dostawcy — Fakturowni lub inFakt. Studio działa w trybie lokalnym. Aby dotrzeć do KSeF, faktury muszą być wystawiane przez dostawcę, który się z nim komunikuje — a jest nim inFakt.

Wyjaśnienie wszystkich opcji: Ustaw logo i dane do faktur.

2. Wieczór z inFakt

Pomostem do KSeF jest konto inFakt, więc Marek zakłada je i przechodzi przez jego ustawienia: uzupełnia dane firmy, wybiera powód zwolnienia z VAT, który dotyczy studia, i aktywuje integrację z KSeF, postępując zgodnie z instrukcjami inFakt. Na koniec generuje klucz API z uprawnieniami do odczytu i zapisu faktur — jedyną rzecz, o którą poprosi go Systemate.

3. Systemate łączy się z inFakt

Z powrotem w Ustawienia → Konfiguracja Marek wybiera inFakt jako dostawcę faktur, wkleja klucz API i klika Testuj integrację — połączenie działa, więc zapisuje. Zostaje ostatni przełącznik: Tryb wysyłki faktur firmowych (z NIP) przechodzi na Wysyłka do KSeF. Zanim ustawienie się zapisze, Systemate upewnia się w inFakt, że integracja z KSeF jest naprawdę aktywna — jest, więc wybór zostaje zapisany.

Krok po kroku: Wysyłaj faktury do KSeF.

4. Pierwsza faktura trafia do KSeF

Następnego ranka ACME Software kupuje kwartalne karnety dla dwóch swoich pracowników. Kasia finalizuje sprzedaż jako zakup firmowy, zlecenie fakturuje się automatycznie przez inFakt — a Marek obserwuje w widoku Faktury kolumnę KSeF: świeża faktura zaczyna od statusu oczekuje, a później pokazuje w systemie — faktura jest w KSeF. Księgowość ACME dostaje e-mail z informacją, że faktura czeka na nią właśnie tam, podczas gdy Ewa — prywatna klientka z tego samego poranka — po prostu dostaje swój PDF e-mailem, jak zawsze.

Wszystkie ścieżki, jakimi może pójść faktura: Wystaw fakturę.

---

Wynik: faktury firmowe trafiają teraz do KSeF same — inFakt je wystawia, Systemate śledzi ich status, a klienci prywatni wciąż dostają PDF-y jak dotychczas. Księgowa znajduje wszystko w KSeF, a Marek nie zmienił niczego w tym, jak Kasia sprzedaje przy recepcji.