Wysyłaj faktury do KSeF

Systemate może obsługiwać faktury na kilka sposobów — od generowania ich lokalnie po powierzenie wystawiania zewnętrznemu dostawcy (pełna lista znajduje się w Ustaw logo i dane do faktur). Wysyłka do KSeF — Krajowego Systemu e-Faktur — jest dostępna poprzez integrację z inFakt: inFakt wystawia fakturę i przesyła ją do KSeF, a Systemate pokazuje status każdej faktury na każdym etapie.

Notatka

Ustawienia faktur znajdują się w Ustawienia → Konfiguracja i są widoczne tylko dla pracowników posiadających uprawnienie „Zarządzanie konfiguracją”.

Zanim zaczniesz

Wszystko, co dotyczy KSeF, dzieje się na Twoim koncie inFakt, więc najpierw je przygotuj:

1. Utwórz konto inFakt i uzupełnij dane swojej firmy. Jeśli Twoja firma jest zwolniona z VAT, wybierz powód zwolnienia w ustawieniach inFakt — w przeciwnym razie faktury ze stawką „zw” nie będą generowane poprawnie.
2. Aktywuj integrację z KSeF na swoim koncie inFakt, postępując zgodnie z instrukcjami inFakt.
3. Wygeneruj klucz API z uprawnieniami api:invoices:read, api:invoices:write i skopiuj go — Systemate będzie go potrzebować w następnym kroku.

Włącz wysyłkę do KSeF

1. W panelu biura przejdź do Ustawienia → Konfiguracja i znajdź sekcję Faktury. Jeśli Twoje studio ma więcej niż jednego sprzedawcę, każdy sprzedawca ma własne ustawienia.

2. Wybierz inFakt z listy Dostawca faktur.

3. Wklej swój klucz w polu Klucz API, kliknij Testuj integrację, aby sprawdzić, czy połączenie działa, a następnie kliknij Zapisz.

4. Przełącz Tryb wysyłki faktur firmowych (z NIP) na Wysyłka do KSeF. Wybór zapisuje się automatycznie, ale najpierw Systemate weryfikuje w inFakt, czy integracja z KSeF jest aktywna na Twoim koncie. Jeśli nie jest, zobaczysz komunikat z prośbą o włączenie KSeF w ustawieniach inFakt i ponowną próbę.

   

Co dzieje się z każdą fakturą

• Faktury firmowe (nabywca z NIP) są wystawiane w inFakt i przesyłane do KSeF. Nabywca otrzymuje e-mail z informacją, że faktura jest dostępna w KSeF — dokumentem właściwym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF.
• Faktury dla osób prywatnych (bez NIP) pozostają bez zmian: klient nadal otrzymuje e-mail z fakturą w formacie PDF.
• inFakt przesyła faktury do KSeF partiami, więc może minąć do około jednego dnia roboczego, zanim faktura pojawi się w KSeF.

Każdą fakturę możesz śledzić w widoku Faktury — kolumna KSeF pokazuje znacznik statusu: - (nie jest wysyłana do KSeF), oczekuje (czeka na przesłanie), wysłana (przesłana, czeka na potwierdzenie KSeF), w systemie (przyjęta — faktura jest w KSeF) lub błąd (przesłanie nie powiodło się).

Jeśli przesłanie się nie powiedzie, Systemate powiadomi administratora Twojego studia e-mailem. Sprawdź fakturę na swoim koncie inFakt, a jeśli przyczyna nie jest jasna, skontaktuj się z pomocą.

Uwaga

Dostawcy faktur ani trybu wysyłki nie można zmienić, dopóki jakieś zlecenia wystawienia faktur czekają na obsłużenie — najpierw obsłuż kolejkę (zobacz Wystaw fakturę).