Ustaw automatyczne odwołanie zajęć

Zajęcia, na które zapisało się za mało osób, system może odwołać sam: policzy zapisy na określony czas przed rozpoczęciem, odwoła zajęcia, jeśli jest ich za mało, zwolni zapisy i powiadomi zainteresowanych. Skutek jest ten sam, co przy odwołaniu ręcznym — tyle że decyzja zapada bez Ciebie.

Włącz automatyczne odwołanie

1. Otwórz zajęcia w Ustawienia → Harmonogram — lub cykl, jeśli ustawienie ma obowiązywać we wszystkich jego zajęciach.
2. Zaznacz Automatyczne odwołanie zajęć.
3. Podaj minimalną liczbę zapisanych osób — próg, poniżej którego zajęcia się nie odbędą.
4. Podaj, ile minut przed rozpoczęciem zajęć zapada decyzja.
5. Zaznacz kanały w sekcji Powiadom o odwołaniu przez.
6. Kliknij Zapisz.

Obie liczby są wymagane: bez którejkolwiek z nich automatyczne odwołanie jest wyłączone. Zajęcia należące do warsztatu nie mają tych ustawień — warsztat rządzi się własnym cyklem życia i własnymi karnetami.

Jak zapada decyzja

W wyznaczonym momencie system liczy wszystkie zapisy na zajęcia — również te, których obecności nikt jeszcze nie potwierdził. Jeśli zapisanych jest mniej niż podane minimum, zajęcia zostają odwołane. Jeśli jest ich tyle samo lub więcej, zajęcia się odbędą.

Uwaga

Decyzja zapada raz i nie jest później zmieniana. Zajęcia, które w swoim momencie miały komplet, odbędą się nawet wtedy, gdy ktoś wypisze się kwadrans później. Zajęcia raz odwołane nie zostaną odwołane po raz drugi, nawet jeśli przywrócisz im status Aktywne.

System sprawdza zajęcia co kilka minut, więc „trzy godziny przed“ oznacza w praktyce „między trzema godzinami a kilkoma minutami mniej“. Jeśli w wyznaczonym momencie system nie działał, decyzja zapadnie po jego powrocie — o ile zajęcia jeszcze się nie zaczęły. Zajęcia, które już się rozpoczęły, nie są odwoływane.

Decyzja skraca czas na odwołanie zapisu

Skoro decyzja zapada raz i nie jest zmieniana, po jej podjęciu frekwencja nie może już spaść: klienci nie wypisują się z zajęć po momencie decyzji. Termin na odwołanie zapisu jest więc wcześniejszy z dwóch: zwykłego czasu na odwołanie zapisu i momentu decyzji automatu.

Formularz zajęć wypisuje to od razu. Pod polami decyzji stoi opis tego, co zrobi automat: kiedy policzy zapisy, przy jakiej frekwencji odwoła zajęcia, że zwolni zapisy i powiadomi zapisanych zaznaczonymi kanałami. Gdy podana liczba minut przed rozpoczęciem jest większa niż czas na odwołanie zapisu, ten sam opis zmienia się w ostrzeżenie (żółte, z trójkątem) i dopisuje, że klienci będą mogli wypisać się tylko do tylu minut przed startem; to samo ostrzeżenie zastępuje wtedy opis w sekcji Własny czas na odwołanie zapisu. Ostrzeżenie ustępuje zwykłemu opisowi, gdy czas na odwołanie zapisu (własny zajęć albo studia) jest dłuższy niż moment decyzji.

Kto dostaje powiadomienie

Kto	Kanał
Zapisani klienci	e-mail, SMS i powiadomienie w aplikacji — te, które zaznaczysz w ustawieniach zajęć
Osoba prowadząca	zawsze e-mail, dodatkowo SMS, jeśli ma zapisany numer telefonu
Recepcja	zawsze e-mail na adres kontaktowy studia

E-mail dla klientów jest zaznaczony domyślnie. SMS jest płatny osobno, zgodnie z cennikiem, i wymaga skonfigurowanej wysyłki SMS — zobacz Wyślij SMS do klientów. Powiadomienie w aplikacji możesz zaznaczyć, gdy studio ma włączone powiadomienia push w aplikacji mobilnej; bez nich kanał widzisz, ale nie możesz go zaznaczyć — obok stoi powód, a wcześniej zapisane zaznaczenie pokazuje się jako odznaczone i takie zostaje zapisane.

Powiadomienie w aplikacji trafia tylko do klientów, którzy mają zainstalowaną aplikację i zgodzili się na powiadomienia. Zajęcia, które w momencie wysyłki już się rozpoczęły, nie dostają powiadomienia w aplikacji — e-mail i SMS wychodzą normalnie.

W studiu działającym w trybie sandbox kanał SMS możesz zaznaczyć i zapisać, ale przy automatycznym odwołaniu wiadomości nie wyjdą — e-maile wychodzą normalnie.

SMS-y są dostępne tylko dla studiów działających w Polsce. W studiu z innego kraju opcji SMS nie ma w ustawieniach, a powiadomienia o odwołaniu wychodzą e-mailem.

Powiadomienia dostają wyłącznie osoby, które miały zapis. Osoby z listy oczekujących nie dostają niczego — nie miały czego stracić.

Klient, który nie ma adresu e-mail, nie dostanie wiadomości e-mail; klient bez numeru telefonu nie dostanie SMS-a. Pozostali dostają swoje powiadomienia normalnie.

Czego nie da się cofnąć

Odwołanie zwalnia zapisy i zwraca wykorzystane wejścia na karnety klientów. Tego kroku nie da się odwrócić: możesz przywrócić zajęciom status Aktywne, ale wejścia zostają na karnetach, a klienci muszą zapisać się ponownie. Wysłanych powiadomień również nie da się wycofać.

Co widzi klient

Klient dostaje wiadomość z nazwą zajęć oraz datą i godziną, o której miały się odbyć, a wykorzystane wejście wraca na jego karnet. W panelu klienta kafelek zajęć staje się szary, z etykietą odwołane i bez możliwości zapisu.