Ustaw automatyczne odwołanie zajęć

Zajęcia, na które zapisało się za mało osób, system może odwołać sam: policzy zapisy na określony czas przed rozpoczęciem, odwoła zajęcia, jeśli jest ich za mało, zwolni zapisy i powiadomi zainteresowanych. Skutek jest ten sam, co przy odwołaniu ręcznym — tyle że decyzja zapada bez Ciebie.

Włącz automatyczne odwołanie

1. Otwórz zajęcia w Ustawienia → Harmonogram — lub cykl, jeśli ustawienie ma obowiązywać we wszystkich jego zajęciach.
2. Zaznacz Automatyczne odwołanie zajęć.
3. Podaj minimalną liczbę zapisanych osób — próg, poniżej którego zajęcia się nie odbędą.
4. Podaj, ile minut przed rozpoczęciem zajęć zapada decyzja.
5. Zaznacz kanały w sekcji Powiadom o odwołaniu przez.
6. Kliknij Zapisz.

Obie liczby są wymagane: bez którejkolwiek z nich automatyczne odwołanie jest wyłączone. Zajęcia należące do warsztatu nie mają tych ustawień — warsztat rządzi się własnym cyklem życia i własnymi karnetami.

Jak zapada decyzja

W wyznaczonym momencie system liczy wszystkie zapisy na zajęcia — również te, których obecności nikt jeszcze nie potwierdził. Jeśli zapisanych jest mniej niż podane minimum, zajęcia zostają odwołane. Jeśli jest ich tyle samo lub więcej, zajęcia się odbędą.

Uwaga

Decyzja zapada raz i nie jest później zmieniana. Zajęcia, które w swoim momencie miały komplet, odbędą się nawet wtedy, gdy ktoś wypisze się kwadrans później. Zajęcia raz odwołane nie zostaną odwołane po raz drugi, nawet jeśli przywrócisz im status Aktywne.

System sprawdza zajęcia co kilka minut, więc „trzy godziny przed“ oznacza w praktyce „między trzema godzinami a kilkoma minutami mniej“. Jeśli w wyznaczonym momencie system nie działał, decyzja zapadnie po jego powrocie — o ile zajęcia jeszcze się nie zaczęły. Zajęcia, które już się rozpoczęły, nie są odwoływane.

Kto dostaje powiadomienie

Kto	Kanał
Zapisani klienci	e-mail i SMS — te, które zaznaczysz w ustawieniach zajęć
Osoba prowadząca	zawsze e-mail, dodatkowo SMS, jeśli ma zapisany numer telefonu
Recepcja	zawsze e-mail na adres kontaktowy studia

E-mail dla klientów jest zaznaczony domyślnie. SMS jest płatny osobno, zgodnie z cennikiem, i wymaga skonfigurowanej wysyłki SMS — zobacz Wyślij SMS do klientów. Powiadomienie w aplikacji nie jest jeszcze dostępne.

Powiadomienia dostają wyłącznie osoby, które miały zapis. Osoby z listy oczekujących nie dostają niczego — nie miały czego stracić.

Klient, który nie ma adresu e-mail, nie dostanie wiadomości e-mail; klient bez numeru telefonu nie dostanie SMS-a. Pozostali dostają swoje powiadomienia normalnie.

Czego nie da się cofnąć

Odwołanie zwalnia zapisy i zwraca wykorzystane wejścia na karnety klientów. Tego kroku nie da się odwrócić: możesz przywrócić zajęciom status Aktywne, ale wejścia zostają na karnetach, a klienci muszą zapisać się ponownie. Wysłanych powiadomień również nie da się wycofać.

Co widzi klient

Klient dostaje wiadomość z nazwą zajęć oraz datą i godziną, o której miały się odbyć, a wykorzystane wejście wraca na jego karnet. W panelu klienta kafelek zajęć staje się szary, z etykietą odwołane i bez możliwości zapisu.