Zasady wysyłki kampanii
Kampanie e-mail działają w ramach reguł, których nie da się obejść z poziomu panelu. Nie są to ograniczenia techniczne — chronią Twoje studio przed tym, żeby wiadomości zaczęły lądować w spamie, a Ciebie przed wysyłką do osób, które nie prosiły o kontakt.
Wysyłamy tylko do klientów ze zgodą marketingową
Dział zatytułowany „Wysyłamy tylko do klientów ze zgodą marketingową”Odbiorcą kampanii może być wyłącznie klient Twojego studia, który wyraził zgodę marketingową — sam przy zakładaniu konta, w swoich danych w panelu klienta albo przy zapisie w recepcji.
- Klient bez zgody nie dostanie kampanii, nawet jeśli ma etykietę wybraną jako grupa odbiorców. W kroku Odbiorcy trafia do listy Pominięci z powodem bez zgody marketingowej.
- Warunku nie da się wyłączyć — nie ma pola wyboru ani ustawienia, które by go zdejmowało.
- Klient, który się wypisze, znika z odbiorców kolejnych kampanii natychmiast. Zobacz Wypisz się z wiadomości marketingowych.
Wypis dotyczy tylko wiadomości marketingowych. Potwierdzenia rezerwacji, informacje o odwołanych zajęciach i inne wiadomości dotyczące umowy z klientem chodzą osobnym torem i wysyłają się tak jak dotychczas.
Nie da się dopisać adresu ręcznie
Dział zatytułowany „Nie da się dopisać adresu ręcznie”W kampanii nie ma pola „wpisz adres e-mail“ ani importu listy z pliku. Odbiorców wybierasz wyłącznie na dwa sposoby: wszyscy klienci ze zgodą marketingową albo klienci z jedną etykietą.
To celowa decyzja: kampania zawsze idzie do klientów Twojego studia, których zgodę zebraliście sami i którą możecie udokumentować. Adres z zewnętrznej listy, z wizytówki albo z arkusza kalkulacyjnego nie ma takiej zgody — a to on generuje odbicia i skargi, które psują dostarczalność wszystkich Twoich kolejnych wysyłek.
Jeśli chcesz napisać do konkretnej osoby, która jeszcze nie jest klientem studia, użyj zwykłej poczty. Jeśli chcesz wysłać do wybranej grupy klientów — nadaj im etykietę. Zobacz Zarządzaj etykietami klientów oraz Pracuj z etykietami klienta.
Miesięczny limit wysyłki
Dział zatytułowany „Miesięczny limit wysyłki”Każde studio ma miesięczny limit wiadomości kampanii — standardowo 10 000 wiadomości na miesiąc kalendarzowy, liczony w czasie lokalnym studia. Limit obejmuje wyłącznie kampanie e-mail: potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia i inne wiadomości transakcyjne nie wchodzą do tej puli, a wysyłka testowa na własny adres nie zużywa ani jednej wiadomości.
Na zużycie miesiąca składają się wiadomości już wysłane oraz te już zaklepane: kampanie Zaplanowane, które czekają na start, i ci odbiorcy kampanii w trakcie wysyłki, do których wiadomość jeszcze nie poszła. Dzięki temu dwie kampanie zatwierdzone jedna po drugiej nie zobaczą tego samego, niskiego zużycia.
Gdzie to widać: w kroku 3. Podsumowanie i wysyłka, pod sekcją Do kogo — w tym miesiącu wykorzystano X z Y wiadomości — pozostało Z. Widzisz to, zanim cokolwiek zatwierdzisz, obok liczby odbiorców tej kampanii. Kiedy miesiąc wyczerpał już cały limit, panel pokazuje, że nie zostało nic — nigdy liczby ujemnej.
Kiedy kampania się nie mieści: przycisk Wyślij teraz / Zaplanuj wysyłkę jest nieaktywny, a pod nim widnieje komunikat z liczbami — ile wiadomości obejmuje ta kampania i ile zostało w tym miesiącu — oraz prośba o kontakt z obsługą platformy. Kampania zostaje wersją roboczą: możesz wrócić do kroku 2. Odbiorcy, zawęzić grupę etykietą i zatwierdzić mniejszą wysyłkę albo poczekać na kolejny miesiąc.
Duża kampania tylko ostrzega: jeśli sama kampania obejmuje więcej niż połowę miesięcznego limitu, pod przyciskiem pojawia się ostrzeżenie z informacją, jaką część miesiąca pochłonie. To wyłącznie informacja — zatwierdzenie wysyłki działa normalnie.
Limit sprawdzamy w chwili zatwierdzania wysyłki. Kampania, która się wtedy zmieściła, dochodzi do końca nawet wtedy, gdy miesiąc w międzyczasie wyczerpie limit — nie przerywamy wysyłki w połowie.
Limit ustawiamy osobno dla każdego studia. Jeśli 10 000 wiadomości miesięcznie to dla Ciebie za mało, skontaktuj się z obsługą platformy — podniesiemy go.
Kiedy Systemate wstrzymuje wysyłkę studia
Dział zatytułowany „Kiedy Systemate wstrzymuje wysyłkę studia”Każda wysłana wiadomość kończy się jednym z kilku wyników. Dwa z nich są sygnałem, że coś jest nie tak z listą odbiorców:
- odbicie — serwer odbiorcy trwale odrzucił wiadomość, bo adres nie istnieje;
- skarga — odbiorca oznaczył wiadomość w swojej skrzynce jako spam.
Systemate liczy oba wskaźniki osobno dla Twojego studia, w ruchomym oknie ostatnich 24 godzin, i porównuje je z liczbą wysłanych w tym czasie wiadomości.
| Wskaźnik | Ostrzeżenie | Wstrzymanie wysyłki |
|---|---|---|
| Odbicia | od 3% | od 5% |
| Skargi na spam | od 0,05% | od 0,1% |
Co się dzieje po przekroczeniu progu ostrzeżenia: nic, co byś zauważył w panelu — sygnał trafia do zespołu Systemate, który przygląda się Twoim wysyłkom.
Co się dzieje po przekroczeniu progu wstrzymania:
- wysyłka kampanii Twojego studia zatrzymuje się;
- kampania, która była w trakcie, zostaje w statusie Wysyłanie i nie jest oznaczana jako nieudana — jej liczniki stoją w miejscu, żaden odbiorca nie dostaje statusu Błąd, a wysyłka dokończy się po odblokowaniu;
- kampania Zaplanowana, której termin wypada w czasie wstrzymania, nie rusza — czeka i startuje dopiero po odblokowaniu;
- w module kampanii pojawia się baner z informacją o wstrzymaniu i powodem;
- zatwierdzenie nowej wysyłki w kroku Podsumowanie i wysyłka jest zablokowane.
Baner o wstrzymanej wysyłce
Dział zatytułowany „Baner o wstrzymanej wysyłce”Baner — pomarańczowe ostrzeżenie — widać na wszystkich ekranach kampanii: na liście Kampanie e-mail, w kreatorze kampanii (na każdym kroku) i na stronie szczegółów kampanii. Mówi trzy rzeczy:
- Wysyłka kampanii z tego studia jest wstrzymana — sam fakt zatrzymania;
- powód, gdy jest jednoznaczny — przy odbiciach w ostatnich wysyłkach zbyt wiele wiadomości wróciło z powodu nieistniejących lub odrzucających adresów, przy skargach zbyt wielu odbiorców oznaczyło ostatnie wiadomości jako spam. Kiedy powodu nie da się przypisać do żadnego z tych dwóch, baner pokazuje samą informację o wstrzymaniu;
- Skontaktuj się z obsługą platformy — co masz zrobić dalej.
Baner nie podaje progów ani wskaźników — te znajdziesz w tabeli wyżej. Panel sprawdza stan wysyłki w tle, więc baner pojawia się i znika sam, bez odświeżania strony.
Zablokowane zatwierdzenie wysyłki
Dział zatytułowany „Zablokowane zatwierdzenie wysyłki”W kroku 3. Podsumowanie i wysyłka przycisk Wyślij teraz / Zaplanuj wysyłkę jest wtedy nieaktywny, a pod nim widnieje powód: wysyłka kampanii jest wstrzymana — zatwierdzenie wysyłki będzie możliwe po jej wznowieniu. Blokada zachowuje się jak brak tematu czy brak odbiorców: krok możesz otworzyć i przejrzeć, tylko wysyłki nie zatwierdzisz. Jeśli klikniesz w chwili, w której wstrzymanie właśnie weszło w życie, dostaniesz ten sam komunikat o wstrzymaniu, a nie zwykły błąd planowania.
Edycja wersji roboczych, szablony i przeglądanie wyników działają przez cały ten czas normalnie.
Jak odzyskać możliwość wysyłki
Dział zatytułowany „Jak odzyskać możliwość wysyłki”Wstrzymanie zdejmuje wyłącznie zespół Systemate — nie ma przycisku „wznów“ w panelu. Skontaktuj się z obsługą; odblokowanie ma sens dopiero wtedy, gdy zniknie przyczyna, czyli najczęściej po uporządkowaniu listy odbiorców.
Po odblokowaniu baner znika sam, zatwierdzanie wysyłek znowu działa, a kampania zatrzymana w połowie sama dochodzi do statusu Wysłana — nie trzeba jej wysyłać ponownie ani niczego klikać. Klienci, do których wiadomość poszła przed wstrzymaniem, nie dostaną jej drugi raz.